初めて外資系や海外就職を目指す方にとって一番不安なのが、推薦状にもなる「リファレンス」ではないでしょうか。新卒や第二新卒の場合は、職務経歴がなく、通常のリファレンスを頼むということが無理なので、リファレンスの代わりに、キャラクターリファレンスを利用すると良いでしょう。
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キャラクターリファレンスとは？
キャラクターリファレンス（人物証明書）とは、あなたのことを知っていて、あなたの人柄や能力についてくわしく話せる人物によって書かれた書類のことを言います。キャラクターリファレンスは上司や雇用主からのレファレンスとは異なり、書く人が前職の上司や同僚である必要がありません。
キャラクターリファレンス(以下、リファレンス)は学校や仕事に応募する際に使う以外に、銀行からお金を借りる際にも必要となることがあります。推薦状があれば、雇用主や学校、銀行に対してあなたが候補者や応募者として信用に足る人物であることを示すことができます。
以下はリファレンスの書き方と人に書いてもらう場合の頼み方に関する情報であり、今後使えるテンプレートでもあります。
誰に書いてもらうべきか
リファレンスを書いてもらうために誰に頼むのがよいでしょうか？あなたのことを個人的によく知っていて、あなたの人柄や能力について話せる人に頼みましょう。
近所の人や知人であれば喜んで書いてくれるでしょう。仕事関係者や教授もしくはアカデミックアドバイザー、顧客、販売業者など、仕事上であなたと密な関係を築いている人物であればよりよいものを書いてくれるかもしれません。
もしあなたがボランティアをしているなら、その団体のメンバーやリーダーに書いてもらうとよいでしょう。あるいは同様の団体やスクールやスポーツに参加したことがあるのであれば、組織のリーダーや指導員に書いてもらうように頼んでみましょう。
誰に頼むにしても、書いてくれた人には必ず感謝の手紙やメールを送リましょう。書いてくれたことに対してどれほどあなたが感謝しているのかを必ず伝えましょう。
リファレンスを書く場合のポイント
リファンレスをお願いする場合には、まず依頼された場合を考えて見ましょう。依頼する側も予め、リファレンスを理解しておくことで、依頼をお願いしやすくなります。
頼まれた場合、返事を返す前に少し考えてみる
相手にとって良い内容を正直に書けるかどうか考えてください。もしできないと思うならば、断るべきでしょう。その結果、もしかすると、あなたに依頼してきた人は、他にもっと良いリファレンスを書いてくれる人を見つけられるかもしれません。もし、断った理由を細かく説明したくないのであれば、「あなたのことを書くのに私がふさわしくない」などと、柔らかく丁重に断るようにしましょう。
情報を集める
書くと決めたら、必要な情報をすべて集めましょう。特に、そのリファレンスは何のために必要なのか(何か特定の仕事のためなのか等)、どのように提出するのか、いつまでに必要なのかが重要です。
推薦状を書くのに使えそうな経験や技術をリスト化した書類や履歴書があるかどうかも確認しておくとよいでしょう。
書くことを絞る
その人が持っている仕事に適した資格や能力のうち2つか3つに焦点を当てましょう。
雇う側がどのような人材を求めているかを知るために、ジョブリストやホームページを確認しましょう。その人がそれぞれの適性を示した時の例を1つずつかくとよいでしょう。
連絡先を書いておく
雇用側がさらに詳しく聞きたいときにあなたに質問できるように、何らかの形で連絡先を残しておくのがよいでしょう。
ビジネスレターの形式で書く
手紙で書いて送るのであれば、書くときにはビジネスレターの形式を用いてください。雇用側の連絡先を一番上に書き、日付とあなたの連絡先も記しておくべきでしょう。
手書きの署名で締めくくった後には、その下にあなたの署名をタイプしておきましょう。メールで送る場合には、この形式を用いる必要はありません。
文章校正には時間をかける
失礼のないふさわしい文章にするためにも、徹底的に見直してください。書類を送る前に、家族や友人に読んでもらうのがよいでしょう。
リファレンスのテンプレート
リファレンスを書くように頼まれたことがありますか？あるいは、あなたのために推薦状を書いてくれている人にサンプルを提供したいとお考えですか？
リファレンスにはあなたがどのような人物であるか、あなたの推薦する人物とあなたがどのような関係であるか、なぜその人が仕事にふさわしいと考えるのか、といった情報を書くことに加えて、その人が持つ特定の技術をあなたなりに裏付ける必要があります。また、それらの技術をその人が示した時の例も書かなければなりません。
採用担当者の目を引くようなリファレンスの書き方や、書くべきことの参考・例としてこのテンプレートを見直してください。
挨拶
リファレンスを書くとき、「～さん」や「～様」のように挨拶から始めるのが普通です。もし一般的なものであれば、「関係者様へ」と書くか、挨拶を書かずにそのまま最初の段落から始めてもよいでしょう。
第一段落
第一段落では、あなたとあなたの推薦する人物の関係、そしてあなたが企業や大学、大学院に向けてその人の推薦状を書くのにふさわしい理由を説明します。個人的なことを記した手紙とは別に、その人と一緒に働いたり、学校で何かを教えたことがあるというような直接的な経験からではなく、むしろその人の人柄やその人自身をよく知っているから、推薦状を書いているということが大事なのです。
第二段落
第二段落には、あなたが書こうとしている人についてのくわしい情報を書きましょう。もちろん、その人の適性、この先、貢献できる可能性のある事柄、あなたがリファレンスを書く理由も含めて書いてください。その人の技術や適性が見受けられた時の具体例も考えてみましょう。必要であれば、詳細に伝えたいのであれば、段落を追加してもかまいません。
まとめ
この部分ではその人を推薦する理由を、もう一度簡潔にまとめておきましょう。その人を「強く推している」理由や、その人の人柄に関する面を付け加えてみても良いでしょう。
結論
ここでは、より詳しい情報を提供できることを示し、電話番号・メールアドレスを段落内に記しましょう。そのうえで、手紙の差出人欄かメールの署名欄に電話番号とメールアドレスを書きましょう。
結びの言葉
あなたの名前
肩書(役職)
なども、忘れないようにしましょう。リファレンスのフォーマットやテンプレート例は、他の記事でも書いていますので、ご参考ください。
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