reference(リファレンス)の 書き方とは?フォーマット&テンプレート例

reference(リファレンス)とは、人物を推薦するときに、技能、能力、知識、人柄のあらましを紹介するために用いられるものですが、外資系企業に転職するなら必須です。

reference(リファレンス)とは?

reference(リファレンス)は、転職なら前職の同僚や上司、新卒なら大学の教授など、自分の評価をしてもらうために、誰かに依頼しなければいけません。reference(リファレンス)を依頼する際に、相手に負担を書けないように、予めどういうフォーマットで書けば良いかを依頼する際に伝えておくと良いでしょう。

reference(リファレンス)を依頼する(されたら)

まず、リファレンスを依頼するには誰にしてもらうか十分に考える必要があります。また依頼を受けた側は慎重に返事をしなければいけません。この人なら、と思える方に依頼する、また受けた側はこの人なら、と思う依頼者に限って応じるようにしましょう。

reference(リファレンス)の書き方

それでは、リファレンスの書き方についてみていきましょう。

リファレンスを書くときは、できる限り具体的な内容にし、求人の応募の場合なら、募集職種への技能の適性を知らせる情報が書かれていなくてはなりません。募集要項と本人の履歴書のコピーを用意してもらい、それに沿った内容を書きます。

余談ですが、リファレンスは転職に限ったものではなく、大学院の試験を受ける際にも必要になることがあります。大学院宛てに書く場合は、学生本人がその研究に適していると思われる理由の説明が必要ですので、研究の概要がわかる資料と併せて、本人の履歴書や経歴書のコピーを用意してもらい、それに見合った推薦状を書くようにします。

reference(リファレンス)の使い方

このリファレンスの様式は、 代表的なリファレンスの構成というものがあります。自分と依頼者の関係や、どういった点が適任なのか、どんな技能を持っているのかの情報を追加して使います。

この様式は、求人の応募用に適していますが、大学院の願書にも使用できます。これを参考にしながら、関連情報追加して作成してみてください。

併せて、どういった表現を使用するかは模範例を参考にしてください。様式や模範例については、必要に応じて段落を追加、または取捨選択する等、柔軟に考えていただいて結構です。

reference(リファレンス)のフォーマット

それでは、リファレンスのフォーマットをパラグラフごとにみていきましょう。

Salutation(冒頭)

特定の人物宛ての紹介状の場合は、冒頭の呼びかけを入れましょう ( Dear Mr. Jones,など).。そうでない場合は、「担当者様(“To Whom it May Concern”)」とするか、あるいは省略します。

Paragraph 1

リファレンスの一段落目は、推薦する人物との関係につき、知り合った経緯や関係の長さを述べ、求職や出願にあたって自分が推薦人となるべき理由を書きます。

Paragraph 2

第二段落目には、推薦の具体的な内容を記入しますが、推薦する人物が適任であること、どのような面で貢献できるか、自分が推薦状を作成する理由等について書くとよいでしょう。必ず、具体的な事例を交え、必要に応じて一段落以上を使ってもよいでしょう。

Summary(要約)

リファレンスのこの部分で(通例、結語の直前)その人物を推薦する理由を短くまとめます。その際、「高く評価し推薦します」「忌憚なく推薦します」に相当する表現を用いましょう。

Conclusion(最後に)

結びの段落では、 さらに詳しい情報を提供する用意がある旨を述べ、電話番号を入れておきます。差出人の記入箇所にも電話番号と、e-mailアドレスを入れ、署名をします(e-mailの場合は、名前の真下に連絡先を記入します)。署名の部分は以下を見本にしてください。

Sincerely,(敬具)

Signature (hard copy letter) 署名(紙面の場合)

Writer Name(差出人)
Title(役職名)

reference(リファレンス)のテンプレート

フォーマットとしては、上記のようになりますが、実際にどのような書き出しをすれば良いのでしょうか。

出典:www.thebalance.com

reference(リファレンス)の実態について

Career Builderの調査によると、企業の80%がリファレンスの推薦者にコンタクトをとって、志願者について意見やコメントを求めているようです。それは面接前に聞いているケースも少なくなく、驚くべきことに、リファレンスの偽造が全体の約30%にも及んでいるようです。

偽造については問題外ですが、外資系に転職する際には、転職を考えているのであれば同僚や上司などの協力も必要になります。その上においても、転職活動をする上においては、会社での信頼も同時に得ておきたいスキルになります。

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