カバーレターの書き方とは?採用担当者の気持ちを動かす書き方について

外資系企業に転職する際、魅力的な企業に応募するためにはカバーレターが必要になってきます。あなたのカバーレターの内容次第で、面接に進むことができるか、あるいは履歴書がそのまま却下されるかが変わってきます。効果的なカバーレターを作成するために時間と手間をかけ、採用担当者の心をグッと引き寄せる必要があります。

ここでは、あなたの応募が採用者の目に留まるカバーレターを書くために必要な情報を紹介します。以下の要点を押さえておきましょう。以下の内容を押さえて置くことで、今後の外資系企業への応募がスムーズになるでしょう。



カバーレターとは

まずカバーレターを書き始める前に、カバーレターという文書の目的を理解しなければなりません。カバーレターとは履歴書と一緒に送られるもので、あなたの能力や経験について追加的な情報を提供するものです。

カバーレターは、あなたがなぜ、今応募している仕事に適しているかの詳しい情報を提供するという役割になります。履歴書に書いてあることを単に繰り返すのではなく、あなたが採用担当者の募集条件にいかに適しているか、という詳細な情報を含める必要があります。カバーレターとは、あなたの資質を売り込み、面接を獲得するための広告と考えると良いでしょう。

カバーレターというものは、一般的に、履歴書と一緒に添えるものと考えて良いでしょう。採用担当者はカバーレターを見て応募者を振り分け、どの候補者と面接したいかを決めます。もし採用担当者がカバーレターを必要とするならば、求人情報のリストに含まれているでしょう。また、たとえその会社がカバーレターを求めていなくても、必ずカバーレターを送るべきでしょう。そうすることで、あなたが応募する際にいくらか余分に努力したことを示すのです。

カバーレターの種類

カバーレターには主に、3つの種類があります。あなたに適したタイプを選びましょう。

  1. 応募レター:募集されている仕事に応募するもの
  2. 見込みレター:可能性のあるポジションについて問い合わせるもの
  3. ネットワーキング・レター:あなたの職探しに関連する情報と援助を求めるも

雇用側の会社が提示した仕事に対して応募する場合は、「応募レター」のスタイルを使うことになります。



カバーレターに含めるべき事項

カバーレターは、あなたの履歴書のコピーではなく、それを補完するものでなければなりません。その目的は、データに基づく事実を記載した履歴書を解釈するためのものであり、あなたの応募に個人的な要素を付け足すことにあります。では、あなたが正しい方法でカバーレターを書き始められるように、履歴書とカバーレターの違いについて、もう少し見てみましょう。

カバーレターとは、採用担当者に対して第一印象を与えるものです。誤字・脱字のような小さな間違いでさえ、あなたの応募はリストからすぐに除外されることになるでしょう。一方で、たとえあなたのカバーレターが間違いなく完璧に書かれていたとしても、もしそれが典型的なものであれば(そして会社や職に関する何らかの言及が一切なければ)、却下されることでしょう。

効果的なカバーレターは、会社に対して関心を持つ理由を説明し、あなたの最も関連のある能力や経験を明らかにするものです。募集要項を注意深く読むことで関連性を見つけ、その仕事に必要とされる能力を見定め、あなた自身の能力と結びつけるのです。そして、それらの能力の実例を考え、求められるポジションにあなたがいかに適しているかを考えるのです。

まず始める前に、カバーレターに含まれるべき事項のリストを考えましょう。

カバーレターに記載してはいけない事項

あなたがカバーレターを書く際に、含める必要のない事柄がいくつかあります。カバーレターというものは、職に対するあなたの適正に関するものであり、あなたの私的なことに関するものではありません。そのため、カバーレターの中であなたや家族のプライベートな情報を共有する必要はないのです。もしあなたが、採用担当者が求める適性を一つも持ち合わせていない場合は、それについては言及しないことです。

その代わりに、会社が求めているあなたの資質に焦点を当てましょう。また、採用担当者が給与条件について尋ねない限り、給料について言及することはやめましょう。もし、仕事や給料、スケジュール、特典についての質問があったとしても、カバーレターの中で言及することは適切ではありません。

もう一つ、とても重要なことは、書きすぎないことです。一つの事に焦点を当て、簡潔に、いくつかの段落でまとまるようにしましょう。採用担当者があなたを面接したいと思わせるのに十分なだけの情報を記述することが重要です。もしあなたが必要以上の情報を記載すると、そのカバーレターは読まれない可能性があります。



カバーレターを作ってみましょう

カバーレターは、応募しているポジションに合わせて作ることが非常に重要です。これはただレター内の会社の名前を変えればいいとわけではありません。

あなたが書くカバーレターのそれぞれが以下を含むように作成しましょう:

  1. あなたがどの仕事に応募しているか(最初のパラグラフに肩書を含めること)
  2. その仕事についてあなたがどのように学んできたか(もしあれば紹介状も)
  3. あなたがなぜその仕事に適しているか(詳細に)
  4. あなたが雇用主に提供できるもの、そしてなぜその会社で働きたいのか
  5. (あなたの能力と募集要項を適合させること、レターの中で言及できるようにその組織の使命・価値観・目標を徹底的に研究すること)
  6. 謝辞

カバーレターを書くためのガイドライン

ここでは、すべてのカバーレターに含まれるべき事項のアウトラインを記載しています。まず始める前に、カバーレターのサンプルを参照してみましょう。

ページの中でそれぞれの事項がどのように配置されているか確認してみましょう。カバーレターのサンプルは、文書形式とメール形式の両方あり、様々なタイプの応募や、雇用に関する問い合わせに対応しています。あなたのカバーレターを特徴的なものにするために自分なりに時間をかけて工夫してみると良いでしょう。そうすることで、あなたが応募している仕事の内容の理解をより深めてくれます。

文頭

カバーレターは、日付に続いて、あなたと雇用主、両方の連絡先(名前、住所、電話番号、メールアドレス)から始まります。Eメールの場合は、あなたの署名の後、レターの最後にあなたの連絡先を入れましょう。

あなたの連絡先には以下の情報を含めます:

氏名

住所(都市、郵便番号含む)

電話番号

メールアドレス

あいさつ

まずは「敬称(Dr./ Mr./ Ms.)と名字」とあいさつ文で始めます。もし、相手の性別がわからない場合は、フルネームを記載しましょう。もし、採用担当者の名前がわからない場合は簡潔に「Dear Hiring Manager (雇用主殿へ)」としましょう。これは、典型的かつ形式的な「Whom It May Concern (関係者各位)」よりも良い表現です。

あなたが応募している仕事や会社に適したあいさつ文を選ぶために、正しいカバーレターのあいさつ文の書き方に関する情報を見直しましょう。

導入

導入部分は、あなたがどういった仕事に応募しているかを記述することから始めましょう。どこでその仕事について聞いたかを説明します。特に、あなたがその会社と関係のある人物から聞いた場合は記述しましょう。

そして、どのようにあなたの能力と経験が会社やポジションに適しているかを簡潔に述べます。これにより雇用主はあなたのレターの残りの記述について予見できます。導入部分におけるあなたの目標は、読み手の注意を引きつけることです。取り掛かる前に人を引きつける導入の文章の例を見ておきましょう。

本文

1つか2つのパラグラフで、あなたがなぜその仕事に興味があるのか、そしてなぜあなたがそのポジションに優れて適した候補者であるかを説明します。求人情報に記載された詳細な資格について言及し、あなたがそれらの資格をどのように満たしているかを説明しましょう。単に履歴書を繰り返すのではなく、あなたの能力を明示する具体的な事例をあげましょう。

読み手に対して、例えばあなたは優れたコミュニケーション能力を持ち合わせた素晴らしいチーム・プレイヤーで細かいところによく気が付くということをただ「伝える」のではいけません。

あなたの働いてきた経験の実例を使うことによってより具体性を持った表現になり魅力的な文章になります。カバーレターの本文には、採用担当者にイメージしてもらいやすいように、具体的な情報を盛り込んでみましょう。

結び

カバーレターの結びでは、あなたの能力がいかにその会社やポジションに強く適しているかを、再度、付け加えてみましょう。それでもまだ余白があればその会社で働きたいと思う理由について述べればよいでしょう。ただし、履歴書のように、カバーレターは1ページを超えてはなりません、カバーレターのあるべき長さを意識しながら適度な長さの文章にしましょう。

そして、面接の機会がほしいという事や雇用の機会について話し合いたいという事を述べます。また、フォローアップのためにあなたの予定や、またそれがいつなのかを記載しておきます。そして、読んでいただく機会を与えてもらったことに対して感謝を述べます。

署名

最後に、結びの言葉を記載し、タイピングしたあなたの名前の後に、手書きの署名を書いて締めくくります。もしそれがEメールならば、結びの言葉の後に、あなたの連絡先の情報を記載し、ただタイプした名前を入れるだけで構いません。

カバーレターのフォーマット

カバーレターに使用するフォントは履歴書で使用したフォントと同じでなければなりません。Arial、Calibri、Georgia、VerdanaやTimes New Romanといった基礎的なフォントが適しています。フォントサイズは10または12ポイントが読みやすいでしょう。標準的な余白は上下左右が1インチ(約2.5センチメートル)です。

導入、あいさつ、各パラグラフ、結び、そして署名、それぞれの間にスペースを設けます。1ページに収めるために、フォントや余白のサイズを削ることもできますが、読みやすいように十分なスペースを残すようにしましょう。

採用担当者に希望に沿った人物であるという好印象を与えるためにも、プロフェッショナルな基準をしっかりと満たした文章を心掛け、これらのカバーレター作成のガイドラインに従って書くようにしましょう。



カバーレターの編集と校正

カバーレターを送る前に、編集と校正を行うことを忘れないでください。当然のことと思えるかもしれませんが、雇用主と会社の名前が正しいか、今一度確認してください。特に、一度に複数のカバーレターを作成する際には間違いが起こりやすいものです。一度レターを印刷し、大きな声で朗読すると、欠けている言葉やおかしな文章などの細かな誤植に気が付くでしょう。

また、あなたの連絡先の名前のスペルや会社の名前も常にダブルチェックしてください。ここにカバーレターの校正に関する秘訣が書かれています。もし可能ならば、友人や家族にカバーレターの校正を協力してもらってください。

また、外資系を専門とする転職エージェントを利用すると、このようなカバーレターもチェックしてもらえるサポートも行われています。英語に自信のない方はもちろん、転職のプロにサポートしてもらうことで採用率がグンと上がるものです。

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