日系企業の面接ではあまり見受けられない電話面接になりますが、外資系企業においては、電話面接は頻繁にあります。電話面接は企業と接する最初の第一歩であり、電話面接による印象も大きいものです。
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電話面接でやってはいけないこと、やるべきこと
採用面接の流れの中で、電話面接はとても重要な部分です。電話口での応対の仕方一つでその後の印象が全く変わってくるもの。電話応対は好印象をのこすのに非常に有効な手段なのですが、相手が見えないので気がつかないうちに悪い印象を与えている場合があります。
友達や家族となら何時間でも通話できる人もいますが、ビジネスツールとしての電話対応はまったくちがうもの。直接面接を受けることとも少し違います。電話面接においての対策やマナーについてご紹介いたします。
電話面接においての準備
電話面接を受けるには数日前から自問自答しながら準備していく必要があります。なにが質問されるか予測し、回答を準備することで当日は自信を持った受け答えをすることができます。そして環境も非常に重要です。静かな部屋と机、筆記用具を用意し、作成した回答集を目で確認できるようノートを開いておきましょう。
電話に集中できる環境を作ることも大変重要です。ペットや子供、配偶者や親など、電話中に気を取られる原因は結構あるもの。小さな子供がいる場合は、親に預けるか、また無理な場合はベビーシッターを頼むなど必要に応じて静かな環境の確保に尽くして下さい。
ハンズフリーモードはNG
メモしたり、履歴書を確認する為、電話をハンズフリーにすると便利に思えますが、相手はあなたの声が聞こえにくくなる可能性があり、誤解を招く原因になります。重要な質問を聞き逃さないように気をつけましょう。
電話面接に集中すること
当たり前のことですが、電話面接中に、コーヒーを作ったり、テレビを見たり、ランチを食べたり、Facebookを開いたり、面接に関係のないことはしないようにしましょう。 面接中に、インターネットで調べたくなることがありますが、せいぜいウィンドウを１つ開くぐらいにしておくと良いでしょう。
また、履歴書や添え状はすぐ見えるよう印刷しておき、必要に応じて面接中に確認ができる状態にしておくと良いでしょう。事前にしっかりと準備しておけば、あわてて答えを探す必要はないはずです。
話し過ぎは禁物
対面の面接では、身振り手振りをヒントに、話を止めるタイミングをつかむことが出来ますが、電話では相手が見えないのでついつい話し過ぎたりします。
話の内容が重要なことかどうかは関係なく、人の話を聞かない性格だと採用担当者に思われるのは不利なことです。他にも重要な質問をされる可能性もあるので、そのための時間を失話ないように聞かれていないことに対して話過ぎないように注意しましょう。
回答は簡潔に、インパクトのある表現で面接担当者を印象づけるように意識してみるのが良いでしょう。
騒がしい場所での面接はNG
電話面接のアポイントは必ず静かな集中できる場所と時間で設定してください。カフェや外出先で電話を受けるのは絶対にNGです。 当日、急に都合が悪くなってとしてもあわてずに、時間の調整を検討してください。
電話回線を確認すること
通話中に回線が突然切れてしまうようなことがないように注意しましょう。固定電話がある場合は、携帯電話よりもクリアに通話できるため、優先して使用した方が良いでしょう。
携帯電話を使用する場合は、回線が安定な場所を確認して電話を受けるようにしましょう。スカイプ面接などインターネット回線での面接の場合は、電話面接の前に、誰か他の人とテストをして、きちんと通話できるか確認しておきましょう。テレビは消して、携帯などもマナーモードにしておきましょう。
電話がかかってこない？そういう時は？
予定の時間になっても電話が掛かってこない場合は、待たずにこちらから掛けるようにしましょう。面接担当者に予定時間の1、２分前に電話を掛けて確認するのも良いでしょう。
通話の30分前には、面接を受ける企業の最新の情報をWEBサイトから確認するとともに、自身の履歴書、職務経歴書、添え状など、リアルの面接に使用するものを確認するようにしましょう。
聞き取れない場合はすぐに確認する
電話の場合、よくあることですが、面接担当者の言うことが聞こえないことがあります。そのような場合は、ためらわずに聞き返して下さい。
質問の意味がわからないまま、やりとりをして面接が終了してしまう、ということは絶対に避けておきたいことです。「申し訳ありません。電波の調子が悪いようなので、もう一度おっしゃっていただけますか」などと、丁寧に面接担当者に聞き返すようにしましょう。
メモを取ること
重要なポイントや質問、後で確認しておくべきことを、忘れないように、随時メモを取るように心掛けましょう。ただし、メモを取るのに必死になってしまい、面接に集中できないということがないように、要点を押さえてメモを取るようにしましょう。
面接者のEメールを聞いておく
まだ面接担当者の個人メールアカウントを知らない場合は聞いておくと良いでしょう。info@やhr@などといった代表メールアドレスではなく、面接担当者本人に、お礼のメールを送ることができるメールアドレスを、予め聞きだしておきましょう。
次のステップを考えておく
企業による採用方法にも異なりますが、直接会社に呼ばれて、面接を受ける前に、2〜3回にも及ぶ電話面接を受けることがあります。「また電話面接か・・・」と思わずに、良いPRの機会と捉えてベストを尽くようにしましょう。
電話インタビューの多くの場合、採用面接の流れの最初の一歩です。気を抜かずに挑むように心掛けましょう。
電話面接の練習をする
今までに電話面接の経験がない、という方も多いのではないでしょうか。外資系企業の場合や、海外就職においては、遠方ということもありますが、電話面接はよくあることです。
ただ、馴染みのない方にとっては不安を感じるのかもしれません。そういった場合は、転職エージェントを利用してみるのも、一つ手段でしょう。エージェントによっては、電話面接以外にも、英文レジュメのチェックも行ってくれます。無料エージェントを賢く利用してみてはいかがでしょうか。
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