外資系企業や海外勤務においても、辞職を決意した時には、日系企業と同様に退職願を上司に提出します。退職願を提出する時には不安が大きいかと思いますが、円満退社をするためにも、退職願は今までお世話になった会社に対して敬意を払うのが常識です。今回は退職願の書き方についてご紹介致します。
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退職願の書き方
退職願を書くとき、大切なのはシンプルで礼儀正しく、できる限り簡潔にまとめましょう。また、退職願は出来るだけポジティブな内容でまとめましょう。あなたが転職を決意したのであれば、上司や雇用主はあなたを責めることはできません。
そして、退職願には、あなたがいつ退職するのかという情報が記載するようにしましょう。あなたがいつ退職するのかを上司に伝えることで、会社もその準備を行わなければいけません。
また、これまで会社で働かせてもらった時間に対して感謝の気持ちを表現することを忘れないようにしましょう。何を書いて良いかわからないという場合は、退職願のテンプレートを参考にして、自分用の退職願を作成してみてください。
退職願に何を書くべきか
なぜ退職するのかという事実を書くようにしましょう。そして、これまでの与えられてきた仕事に対しての機会や経験ついても感謝の気持ちを文章に表しましょう。
個人的な情報を含めながら、あとは定型のフォーマットに従えばよいでしょう。もし退職願をもう少し自分なりの表現に仕上げてメールで送る必要があるのであれば、後ほどご紹介する事例に沿って書いてみてはいかがでしょうか。
あなたがなぜ退職願を出すのか、それに関してどう感じているのか、もしあなたが退職する理由を述べるのであれば、会社や上司、そして部下や同僚に関してのネガティブな意見は控えるようにしましょう。
外資系企業の場合や海外においては、この退職願が次の会社の採用担当者にもシェアされる可能性があり、転職に対して多いに関係しているからです。だからこそ、社会人らしく、礼儀正しくなければいけません。
辞表を書く上のポイント
いくつかの状況、例えば、移住する場合や、家族の問題である場合など、あなたの退職の理由が閉鎖的なものであれば、それを必ず退職願の中に書く必要はありません。
一般的には、あなたの退職願の中で伝える要点については、簡潔にすることが有利に働くでしょう。これは必須の条件ではありませんが、最終的には簡潔に伝えることが評価に繋がることが多いです。
辞表の書き方のガイドライン
退職願の表現が適切かどうかを提出する前には再確認するようにしましょう。間違った情報がないかどうか以下のポイントを見ていきましょう。
退職願の文章の長さを決める
退職願についてはポイントを押さえて簡潔に書くようにしましょう。退職願には、あなたの新しい仕事に関しての情報や、現在の職場への不満は当然のことですが、間違っても書かないようにしましょう。
だいたい１ページ以内におさまるように書きましょう。
フォントとサイズ
定番のTimes New Romanもしくは、Arial, Calibriを使いましょう。フォントのサイズは１０〜１２ポイントにしてください。
フォーマット
退職願のフォーマットは１つのスペースを各パラグラフごとにあけてください。ほとんどのビジネス文書では、文章の左の部分に１インチほどの空間をあけてください。
正確さ
退職願を提出する前に必ず校正するようにしましょう。転職エージェントを利用している場合など、キャリアの専門家にチェックしてもらったり、友人にアドバイスを求めるのもいいでしょう。必ず誰かにチェックをお願いするようにしましょう。
メールか郵便か
日本では考えられませんが、個人的に退職願を提出する方法は郵送で送ることです。
もしあなたが上司との距離感が近いと感じている場合や、彼らをよく知っている場合は、退職願をメールで送ってもよいでしょう。メールであっても手紙の場合と同じ扱いになります。
退職願の文章構成
ヘッダー 冒頭:
退職願は必ずあなたと雇用主の連絡先から始めましょう。名前、タイトル、会社名、住所、電話番号、メールアドレスを日付とともに書きましょう。これがメールの場合は、あなたの連絡先の情報を最後に入れましょう。あなたのサインの後に入れた方がよいでしょう。
挨拶:
あなたのマネージャーの住所を書きましょう。そして、Dear Mr./ Mrs./ Drなどの敬称を使いましょう。
パラグラフ１:
必ず退職する予定日を書いておきましょう。上司はあなたの代わりになるスタッフを見つけなければいけません。
パラグラフ２以降は、特に詳しく記載する必要はありませんが、上司にどうしても伝えておきたい理由などがある場合においてのみ、記載してみても良いでしょう。
パラグラフ２:
退職する理由を書いてもみても良いでしょう（例えば、他の仕事を始めるとか、大学や大学院で復学する、介護などで時間を作る必要があるなど）しかし必須ではありません。
もし、あなたが退職する理由を書きたいのであれば、ポジティブな内容で書くようにしましょう。次にどこに行くのかに焦点をあて、現在の職場への不満は書かないことです。
パラグラフ３:
現在進めているプロジェクトが始まったばかりなど、完全に業務ができない場合を除いては、できる限り退職の日までに現在のプロジェクトや通常の業務に貢献することを伝えましょう。
パラグラフ4:
上司に対して仕事のチャンスを与えてくれたことへの感謝の気持ちを述べましょう。もしあなたが良い経験をしたのであれば、それに関して細かく書いてもよいでしょう。（一緒に働いてくれた人やプロジェクトなど）
パラグラフ５:
あなたの上司に対して、面接や、次の転職先でも必要とされる推薦状をお願いする文面を入れてみても良いでしょう
締めの言葉:
Sincerely または Yours Sincerelyなどの一般的なフォーマルな言葉を使いましょう。
サイン:
あなたのサインで終わらせましょう。手書きかまたはタイピングしましょう。メールであれば、名前をタイピングすれば問題ありません。あなたの連絡先も忘れないようにしましょう。
退職願に含めるべきではない内容
あなたが無駄な敵を作りたくないのであれば、その仕事に対して嫌悪感を抱いていたとしても、それを退職願で書く必要はありません。最終的には、転職活動をする上においても、今の上司からの推薦状が必要になることを覚えておきましょう。
しかし、あなたが法律的に訴えたい場合は、それを辞職の理由として書くことはよいでしょう。
飛ぶ鳥あとを濁さず
あなたが退職を決意した時、大切なのは、飛ぶ鳥あとを濁さずに辞めていくことです。
退職日を正確に伝えた上で、引き継ぎを行い、そしてフォーマルな形式で退職願を提出することです。そして、退職する時のマナーや伝えるべき情報、推薦状の依頼方法なども準備を行うようにしましょう。
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