アメリカのビジネスや技術の専門メディアサイト BusinessInsider.comによると、一般的な会社員は、1日の約25％もの時間を大量のメールの返信に追われています。
中には、基本的なメールの礼儀を知らない人もいますが、一方で、メールの量が多すぎるために、中には、失礼なメールを送ってしまう人もいます。メールで恥ずかしいミスをしないためのコツと、書き出しやポイントをご紹介します。
- 「エンワールド・ジャパン」
（国内の外資系・グローバル案件多数）
「ランスタッド」（非公開求人も多数）
- 「リクルートエージェント」
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効果的なメールを作成するためのコツ
日本語でのメールも同じことが言えますが、英文メールにおいても同様で、書き出し部分が非常に重要です。それでは、英文メールにおいてのいくつかのTipsをご紹介いたします。
メールの内容がはっきりする件名をつける
「I need to inform you…」のような曖昧なものではなく、「”meeting time changed」や「quick query about your proposal」といった、メールの内容がはっきりする件名をつけましょう。件名を見てメールを開くかどうか決めることは多いので、できるだけ、メールの目的をはっきりさせる件名が良いでしょう。
以下、英文メールでの件名の参考例になります。
- Administrative Assistant Job – Your Name
- Job Inquiry – Your Name
- Managing Director Position
- Job Posting #321: District Sales Manager
- Communications Director Position – Your Name
- Application for Sales Associate
- Inquiry – Your Name
- Social Media Expert Seeking New Opportunity
- Marketing Director Looking for Next Role – 10 years experience
- Research Assistant Resume
- Referral – Your Name
- Referred by FirstName LastName
- Informational Interview Request – XYZ College Student
- Thank You – Job Title Interview
- Meeting Follow Up – Subject of Meeting
- Meeting Request – Your Name
一斉送信での返信に注意する
一斉返信を使うときには、本当に全員に送る必要があるのか考えてから送りましょう。また、元のメールの受信者の中に、返信したメールを見られたくない人がいないか確認しましょう。
適切な書き出しにする
メールを送信する相手の立場や状況を意識して、適切な挨拶で書き出しをしましょう。メール特有の挨拶と、手紙とメールの両方で使われる挨拶があります。送る人とメールの種類に応じて、挨拶を選びましょう。
例えば、よく知っている人に書く場合は、「Hi, John」で大丈夫ですが、仕事への応募やビジネスメールを書く場合は、「Dear Mr./Ms. Smith」と書く必要があります。
社内においても、上下関係がなくとも、同僚に対して、「Hey」と言った書き出しのメールは、くだけすぎで、一般的に職場では使われません。また、短い簡単なメールでも、「”Hi folks」や「Hi guys」と言った書き出しは避けましょう。
メールで冗談やジョークを言うのはNG
表情や言い方が伝わらないメール上では、冗談なのか本気なのかを判断することが難しいものです。本気で言っているように見え、意図せずに相手を傷つけることもありえるので、メールにおいては、書かないように注意しましょう。
送信する前に見直しをする
メールの打ち間違えは仕方がないと思わないようにしましょう。相手によっては、メールの書き方で自分の能力や人格を判断されてしまうこともあります。スペルチェックに頼りすぎず、重要な書類の確認と同じように、メールもよく見直しましょう。
送信先欄は最後に書く
初歩的なことかもしれませんが、意外に起こりやすいのが、途中で誤送信をしてしまうというミスです。メールを送るときは、間違って途中で送らないように、メールの見直しが終わってから、送信先の名前を入れましょう。
メールは永久に残ることを忘れない
個人的なメールでも仕事上のメールでも、例え、怒りのメールでも、送る前にもう一度、送るべきかどうか、メールよりも直接言った方が良いことなのか、考えてみましょう。メールを送るべきか判断できないときは、１日置いてから考え直すという２４時間ルールも役立ちます。
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